Hoe kies je de juiste beheersoftware voor het openbaar domein?

Het beheer van het openbaar domein is een belangrijk, maar tijdrovend proces. De juiste software en techniek kan je gemeente enorm helpen met efficiënter en sneller werken. Er zijn natuurlijk talloze tools waar je uit kunt kiezen die je kunnen helpen bij het beheren van de buitenruimte. Maar hoe selecteer je nou de juiste software voor uw gemeente? In dit artikel geven we je een aantal handige handvatten die je helpen de juiste software te kiezen.

Drie onderdelen van beheer openbaar domein

Het beheren van het openbaar domein bestaat grofweg uit drie onderdelen:

  1. Werkproces
  2. Inhoud
  3. Techniek

Om een juiste keuze te kunnen maken, is het handig om deze drie onderdelen goed onder de loep te nemen. Op basis van deze informatie kun je beter vaststellen waar jouw behoefte ligt en welke software daar het beste bij aansluit. In dit artikel zoomen we in op het werkproces.

In kaart brengen van je werkproces

Elke organisatie heeft een ander werkproces voor het beheren van het openbaar domein. Het proces hangt af van een aantal zaken, zoals de grootte van je organisatie, in hoeverre je samenwerkt met externe partijen en hoe flexibel je je organisatie hebt ingericht. Omdat het essentieel is dat de software aansluit bij jouw werkproces is het belangrijk om dit goed in kaart te brengen. De volgende vragen helpen bij het vastleggen van jouw werkproces.

  1. Welk proces hanteer je op dit moment?

Hoe is het huidige proces rondom het beheer van het openbaar domein nu ingericht? Een tip om het proces in kaart te brengen is om te werken met een visuele procesflow. In zo’n procesflow breng je alle stappen van een specifiek proces visueel in kaart door middel van diagrammen. Wil je bijvoorbeeld het proces van boombeheer in kaart brengen? Ga eens met je team om te tafel, schrijf alle stappen van het proces op en probeer het vervolgens in kaart te brengen met een diagram.

2. Met wie werk je samen?

Bij het inspecteren en inventariseren van het openbaar domein werken veel gemeenten samen met externe partijen. Denk bijvoorbeeld aan aannemers die u ondersteunen bij het inspecteren van de buitenruimte en kennispartners die u advies geven over het beheer. Breng deze samenwerkingspartners in beeld en bepaal of het noodzakelijk voor hen is om ook met de software te werken.

3. Wat is je gezamenlijke doel?

Als gemeente heb je bepaalde doelstellingen wanneer je het openbaar domein beheert. Deze doelen kunnen bijvoorbeeld te maken hebben met kwaliteitseisen van de buitenruimte of bepaalde budgetdoelstellingen. Door de doelstellingen helder in kaart te hebben, kun je sneller zien waar de beheersoftware jouw organisatie kan ondersteunen.

Een aantal tips

Het in kaart brengen van het werkproces kan soms overweldigend aanvoelen. Want waar begin je nou? Hierbij geven we je een aantal tips!

Tip #1: Houd het eenvoudig!

Het in kaart brengen van een proces kan een intensieve en tijdrovende klus zijn. Begin dus altijd in kleine stapjes; je hoeft niet in één keer al je processen vast te leggen. Begin bij het proces die je het beste in kaart heeft en schrijf deze uit in kleine stappen.

Tip #2: Houd het praktisch

Het implementeren van software voor het beheer van uw buitenruimte zou je wat moeten opleveren; het moet niet onnodig veel tijd kosten. Probeer het in kaart brengen van je proces dus niet te groot te maken. Houd het vooral praktisch!

Tip #3: Sommige processen hebben geen techniek nodig

Zijn er al processen binnen uw gemeente die goed lopen? Of zijn er processen waar software niet per se veel kan toevoegen? Dan hoef je dit niet verder uit te werken.

Wil je op de hoogte blijven? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief!